Let. a
On recommande de régler d’avance les frais liés à la convocation de candidats, notamment étrangers. Si elle omet de le faire et qu’elle a pris l’initiative de convoquer le candidat, l’unité administrative doit rembourser ces frais lorsque leur défraiement n’a pas été exclu au préalable.
Let. b
En principe, la retenue s’impose pour ce type d’invitations. Les frais occasionnés doivent toujours être justifiés par les avantages que la Confédération en retire. Il faut tenir compte de l’importance des hôtes suisses ou étrangers ainsi que des coutumes dans le choix du lieu de réception. Les frais effectifs sont remboursés.
Let. c
En ce qui concerne les tâches de représentation assumées par les employés pour le compte de la Confédération (par ex. obligation de siéger au sein d’un organe d’une personne morale) et pour défendre les intérêts de la Confédération, les indemnités pour voyages de service ne sont versées que si l’institution en question n’accorde aucun jeton de présence ou honoraire à l’employé.