La disposition régit le versement de forfaits pour frais de représentation. Dans la pratique, les départements font preuve d’une grande retenue en matière d’autorisations de ces forfaits. L’indemnité forfaitaire de représentation couvre toutes les petites dépenses jusqu’à concurrence d’un montant de 50 francs par événement. Chaque dépense est considérée comme un événement. Il n’est donc pas possible de regrouper plusieurs dépenses échelonnées dans le temps et réalisées dans le cadre d’une seule et même mission (par ex. lors d’un voyage de service). Les bénéficiaires de cette indemnité forfaitaire ne peuvent donc pas se faire rembourser les petites dépenses effectives inférieures à 50 francs.
Par petites dépenses, on entend notamment :
- les invitations de partenaires commerciaux pour de petites collations au restaurant ;
- les invitations de partenaires commerciaux à un repas au propre domicile, indépendamment du montant des frais effectifs, mais sans traiteur ;
- les cadeaux aux partenaires commerciaux lors d’invitations, comme des fleurs ou des boissons alcoolisées ;
- les collations
- les repas de midi et du soir en voyage de service ;
- les pourboires (les pourboires peuvent être ajoutés au montant déterminant le remboursement d’une petite dépense) ;
- les communications de service au moyen d’un téléphone privé ;
- les contributions à des institutions, associations, etc. ;
- les frais accessoires pour et en lien avec des clients, sans justificatif ;
- les petits frais lors de discussions et séances ;
- les courses en tram, bus et taxi ;
- les frais de parking ;
- les déplacements de service avec le véhicule privé dans un rayon de 30 km ;
- les porteurs et frais de vestiaire ;
- les frais postaux et téléphoniques ;
- le nettoyage de vêtements.
Une carte de crédit d’entreprise personnalisée (Travelcard de la Confédération) peut être mise à la disposition de l’employé. Son utilisation est réglementée par une directive ad hoc de l’OFPER1.