Les supérieurs hiérarchiques procèdent chaque année à l’évaluation personnelle de leurs collaborateurs dans le cadre d’un entretien avec le collaborateur (art. 15, al. 2, OPers). L’entretien permet d’évaluer les prestations et le comportement du collaborateur, sert son évolution professionnelle et a pour but d’examiner les conditions dans lesquelles il fournit son travail et la manière dont il est dirigé (art. 15, al. 3, OPers). L’évaluation des prestations et du comportement dépend en premier lieu du respect des exigences définies dans le descriptif du poste et dans le code de comportement pour le personnel de l’administration fédérale (art. 16 OPers). Cette nouvelle disposition définit quels éléments, au minimum, doivent obligatoirement figurer dans le descriptif du poste. Les unités administratives peuvent encore ajouter d’autres critères (par ex., le numéro du poste, la date d’entrée en vigueur, etc.).
La « fonction » (let. a) comprend aussi l’exercice de tâches de suppléance, y compris la suppléance visée à l’art. 52b OPers. Le profil d’exigences (let. d) décrit les qualifications et les compétences qu’une personne doit posséder afin d’accomplir les tâches liées à sa fonction. Il ne doit pas seulement énumérer les tâches, mais définir la formation, l’expérience professionnelle, les connaissances spécialisées ainsi que les compétences nécessaires. Les aptitudes requises servent elles aussi de base pour les évaluations et le développement professionnel. Elles s’inspirent généralement du référentiel de compétences de l’administration fédérale (lien). Le profil d’exigences permet de sélectionner de manière ciblée les candidats et, par la suite, de les soutenir dans leur développement. En résumé, le profil d’exigences définit les qualifications et les aptitudes que l’employé doit posséder dans le cadre de sa fonction.
Les « compétences » (let. e) comprennent les droits et les pouvoirs dont dispose l’employé dans le cadre de la fonction qui lui est confiée pour agir, prendre des décisions et donner des instructions contraignantes. Elles incluent aussi, par exemple, la capacité pour les supérieurs hiérarchiques de prendre des décisions et d’agir. Les « responsabilités » (let. e) définissent, quant à elles, de quoi l’employé devra répondre dans le champ d’action de sa fonction ainsi que le domaine d’activité qu’il doit couvrir. Il s’agit par exemple de mettre en œuvre des projets spécifiques, de garantir le respect des normes de qualité ou d’assumer la responsabilité pour le résultat du travail accompli. Les responsabilités précisent les objectifs, les processus et les résultats pour lesquels l’employé doit rendre des comptes. Enfin, par « le nombre de collaborateurs subordonnés » (let. f), on entend la portée du travail de direction, et donc l’ensemble des personnes placées hiérarchiquement sous cette fonction.
L’employeur est tenu d’établir un descriptif de poste pour chaque fonction. Considéré comme une instruction de travail contraignante provenant de l’employeur, le descriptif du poste constitue également le fondement de la classification de la fonction (art. 20). Son contenu doit être adapté si la fonction connaît des changements substantiels dans la pratique. Une telle modification peut avoir des conséquences sur la classification.